Volendo partire dalle origini della dizione, possiamo affermare che il termine “digitalizzazione” deriva dalla parola “digitale” di natura anglosassone, “digit” significa infatti inserire. Se facciamo, però, un’analisi più approfondita ci accorgeremmo, in realtà, che il termine originario deriva dal latino “digitus” che significa dito della mano. Il termine digitalizzazione, quindi, ha delle origini molto lontane e che forse ci appartengono di più di quanto potremmo credere.
Come possiamo declinare questo termine nel campo delle imprese? Quando ci riferiamo alle procedure aziendali non possiamo che non riferirci alla digitalizzazione dei processi, dove per processo intendiamo quelle attività o quella somma di attività che le aziende giornalmente svolgono per raggiungere le proprie finalità.
La digitalizzazione delle procedure diviene, quindi, fondamentale per una gestione più efficiente dell’impresa e della tesoreria perché significa automatizzarle, snellirle, condividere in modo veloce tutte le informazioni che da queste discendono ed infine significa anche saperle archiviare per poi renderle idonee ad un successivo uso da cui derivare analisi e valutazione.
Ancora spesso ci capita di lavorare con aziende che basano la loro gestione amministrativa, finanziaria e contabile su attività ormai superate, privandosi dei numerosi benefici apportati dall’utilizzo delle nuove tecnologie. Nel campo finanziario, infatti, si continua a dare poca rilevanza alle informazioni che possono essere gestite da un sistema unico, condivise tra più utenti tramite un software di tesoreria avanzata. Poter avere sempre la possibilità di monitorare i flussi di cassa generati dall’attività, le entrate e le uscite, le fatture da saldare e poter gestire facilmente gli incassi e i pagamenti rappresenta oggi una priorità da dover conseguire. Nessuna di queste operazioni, però, può essere svolta con efficienza se l’operatività rimane ancora demandata a procedure ormai desuete o addirittura ancora eseguita manualmente.
Un progetto di tesoreria avanzata risolve tutte queste problematiche e speriamo anche possa essere incentivato con i nuovi fondi che la commissione europea destinerà per la ripartenza del settore economico. Digitalizzando il processo, infatti, l’azienda potrà risparmiare tempo, destinare le competenze dei propri collaboratori verso attività a maggior valore aggiunto oltre che risparmiare costi con un evidente vantaggio sulla marginalità conseguita.
Volendo andare nello specifico un buon software di tesoriera avanzata è in grado, infatti, di prelevare in maniera automatica le operazioni che vengono generate dall’istituto o più istituti finanziari con cui l’impresa collabora che debbono poi essere riportate in contabilità mediante la partita doppia. Oggi questa attività di allineamento viene svolta semplicemente acquisendo questi file da parte di questi software e generando, in maniera automatica o semi automatica, le registrazioni nell’ ERP gestionale. Non è più richiesto, quindi, all’operatore l’inserimento manuale come eravamo abituati. Ma non è solo questo il vantaggio perché poi in realtà una volta che noi digitalizziamo l’intero processo abbiamo tutta un’altra serie di benefici automatici che non possiamo ignorare. Come non fare riferimento, per esempio, a tutto il controllo delle condizioni contrattuali che gli istituti finanziari applicano su ogni operazione da loro eseguita. Anche questa attività non dobbiamo più farla andando a controllare gli estratti conto che vengono inviati all’azienda perdendo ore perché il software automaticamente restituisce dei report o degli allert dove vengono evidenziate le condizioni all’azienda riservate che non sono state applicate correttamente. Altro beneficio è rappresentato dalla possibilità, sempre in modo automatico, di vedere l’evoluzione a breve tempo di tutti saldi di conto corrente permettendo a chi gestisce le risorse finanziarie dell’impresa di efficientare la gestione della liquidità.
Per le aziende che sono un po’ più strutturate e che gestiscono piani finanziari il software di tesoreria avanzata agevola anche tutta la fase di inserimento e gestione dei dati. Anche queste operazioni avvengono automaticamente e quasi in tempo reale.
Come si può evincere da quanto sopra la digitalizzazione delle procedure aziendali di tesoreria sono solo foriere di apportare efficienza ed economicità ad ogni gestione aziendale ragion per cui ne caldeggiamo l’adozione.
