Scegliere accuratamente strumenti informatici per il cash management significa porre le basi per poter gestire gran parte dei rischi finanziari come, per esempio, il rischio di liquidità. Fino a qualche tempo fa uno dei programmi più utilizzati per la gestione della tesoreria aziendale era Excel. Oggi invece, grazie al progresso tecnologico, sono stati sviluppati software nati appositamente per la gestione dei flussi finanziari che permettono di rendere più efficiente la gestione delle risorse aziendali. La scelta di dotarsi di un software dedicato per la gestione della tesoreria obbliga l’azienda a riorganizzare la gestione finanziaria e ad analizzare i punti chiave ovvero i rapporti con gli istituti di credito e la loro articolazione, il grado di internazionalizzazione, la valutazione del gestionale ERP attualmente in uso e così via. Una volta però effettuata tale analisi e individuato il gestionale di tesoreria più in linea con le esigenze del reparto amministrativo, numerosi saranno i benefici a vantaggio dell’azienda. Gestire i flussi finanziari “alla vecchia maniera”, ovvero tramite l’utilizzo di Excel può risultare una scelta tutt’altro che strategica per lo sviluppo dell’azienda poiché numerosi sono i limiti in capo a tale strumento.
Uno dei problemi più rilevanti della gestione finanziaria tramite Excel è la mancata integrazione con i sistemi contabili gestionali e bancari. Pur rimanendo un buon strumento per l’analisi dei dati non permette, però, la registrazione automatica delle operazioni provenienti dal gestionale o dalla banca. Ciò si traduce nella necessità per il reparto amministrativo di inserire manualmente, nei fogli di cui si compone, tutte le informazioni e i dati che devono essere elaborati con un’enorme perdita di tempo che potrebbe essere dedicato ad altre attività a più alto valore aggiunto. Inoltre, dato che riportare tutti i dati a mano richiede appunto molto tempo, si rischia di non riuscire ad avere informazioni allineate e sempre aggiornate alla situazione attuale dell’azienda. Elevato è anche il rischio di trascrivere dati errati dovuto a sviste di copiatura comportando non solo calcoli errati ma anche errate previsioni gestionali.
Imputazioni errate, o peggio mancanti, compromettono infatti la rappresentazione corretta della situazione finanziaria dell’azienda e a cascata compromettono la significatività delle informazioni disponibili.
Gli strumenti software dedicati alla tesoreria, essendo collegabili con il gestionale ERP in uso e con il sistema bancario da cui passano tutte le operazioni di pagamento, accredito ed incasso, evitano all’azienda di incorrere in tali problematiche permettendo una visione sempre aggiornata della situazione finanziaria e una gestione finanziaria più fluida e comprensibile.
Il software di cash management rappresenta quindi un valido strumento, importante nella gestione aziendale e fondamentale per monitorare i flussi finanziari, effettuare proiezioni nel breve e programmazioni di medio periodo, realizzare valutazioni di sostenibilità nonché operare nell’ambito del risk management.
Rimanere ancorati a vecchie abitudini, quali appunto la gestione della tesoreria tramite Excel, non costituisce di certo una scelta vincente e strategica per lo sviluppo aziendale.
È necessario guardare al futuro e sfruttare a pieno le nuove opportunità offerte dal mercato: dotarsi di un software per la gestione della tesoreria vuol dire innovare quei processi che si rivelano cruciali all’interno di ogni azienda e consentire una gestione finanziaria più fluida ed efficiente.
