Mancata redazione del Manuale di Conservazione: quali sono le sanzioni?

La conservazione è l’attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici e, come previsto dall’ art.44 del CAD, deve essere svolta in modo tale da garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

Il DMEF del 17/06/2014 all’articolo 2, primo comma, indica il modo in cui  la conservazione digitale deve essere svolta per essere opposta all’amministrazione finanziaria e precisamente:

“Ai fini tributari, la formazione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riproduzione, l’esibizione, la validazione temporale e la sottoscrizione dei documenti informatici, avvengono nel rispetto delle regole tecniche adottate ai sensi dell’art. 71 del Dlgs 7 marzo 2005, n. 82, e dell’art. 21, comma 3, del DPR 26/10/1972 n. 633 in materie di fatturazione elettronica.”

Le regole tecniche cui fa riferimento la norma si trovano all’interno delle Linee Guida AGID, recentemente aggiornate, nelle quali viene indicato che:

“Il Manuale di conservazione è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione.”

Appare quindi evidente che, qualora all’interno di un’organizzazione obbligata a detenere un archivio digitale a norma (ad esempio quello relativo alle fatture elettroniche di vendita e di acquisto) questo documento non dovesse essere redatto da parte del Responsabile della Conservazione o non venisse aggiornato in base alle modifiche che gli archivi dovessero subire, saremmo di fronte ad un comportamento non rispettoso delle prescrizioni normative.

Cosa si rischia se non viene redatto il Manuale di Conservazione? 

In caso di mancata redazione del Manuale di Conservazione si applica quanto disposto dall’articolo 9, primo e secondo comma del D.Lgs 471/97, ovvero:

• “comma 1: Chi non tiene o non conserva secondo le prescrizioni le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto ovvero i libri, i documenti e i registri, la tenuta e la conservazione dei quali è imposta da altre disposizioni della legge tributaria, è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 8.000″.
• “comma 2: La sanzione prevista nel comma 1 si applica a chi, nel corso degli accessi eseguiti ai fini dell’accertamento in materia di imposte dirette e di imposta sul valore aggiunto, rifiuta di esibire o dichiara di non possedere o comunque sottrae all’ispezione e alla verifica i documenti, i registri e le scritture indicati nel medesimo comma ovvero altri registri, documenti e scritture, ancorché’ non obbligatori, dei quali risulti con certezza l’esistenza.”

Il Manuale di conservazione, se redatto correttamente, riporta quelle informazioni che sono essenziali per fare un’attività di controllo e di verifica di un archivio digitale. Quindi come sopra rilevato la sua assenza o non conformità comporta il rischio di subire una sanzione fino a € 8.000,00.